E-Fatura ile başlayıp, E-Arşiv’le internet kanalı satışları da kapsayan yükümlülüklerle devam eden ve henüz hazmedilmeye çalışılan dönüşüm maratonunda, E-İrsaliye’ye ilişkin öncü duyurular gelmeye başladı bile. Bu durum şirketlerin E-Dönüşüm projelerine bütün olarak, iş yapış biçimlerini değiştirecek bir yükümlülükler zinciri olarak bakmasını zaruri kılıyor. Şirketler bu yatırımları yaparken, sadece yasal yükümlülük mü, yoksa yanı sıra verimlilik mi gibi stratejiye ilişkin kararları da kısa dönemler içinde almak zorunda kalıyorlar.

Sürecin ilk halkası olan ve diğer sektörlerde olduğu gibi perakende sektörünün de ana gündemi haline gelen konulardan biri E-Fatura. Her ne kadar kavram olarak alışılmış olsa da E-Fatura hem yasal yükümlülükleri, hem fatura akışı olan şirketlerle kurulması gereken sistemli ilişki hem de operasyonel süreçleriyle şirketleri en çok zorlayan konulardan biri olmaya devam ediyor.

Perakendeye yönelik Erp, WMS, E-Ticaret gibi yazılım çözümleri üreten DerinSİS E-Fatura konusunda da ilerici çözümleriyle dikkat çekiyor. E-Fatura Robot çözümü konusunda DerinSİS proje ekibinden Uğur Dal şu bilgileri verdi: “E-Fatura gerek geçiş süreçleri, gerek Gelirler İdaresi tarafındaki yasal beklentiler, gerekse teknik mimarisi açısından danışmanlık rolünün çok önemli olduğu bir konu. DerinSİS olarak hem kısmen daha kaotik ortamın olduğu ilk geçiş aşamalarında hem de sürecin devamında müşterilerimizle çok yakın temas halinde olduk.

Öncelikli amacımız yasal beklentileri karşılamaktı ki bütün müşterilerimizde Faz-1 dediğimiz bu aşamaları tamamladık ki ilk günden beri çözümümüzü otomatik giriş özellikleriyle sunduk. Fakat kurum olarak her zaman yaptığımız gibi müşterilerimize nasıl daha kolay ve verimli bir süreç yaşatırız diye düşündük ve E-Fatura’nın ERP içinde doğrudan karşılandığı kurgumuzda yaptığımız geliştirmeler ile E-Fatura’da Faz-2 dediğimiz bir aşamaya geçtik.

Son 1 yıldır süren gözlemlerimizle, müşterilerimizden aldığımız operasyonel kısıtlarının tamamını gözeterek, uyumlu faturaları ROBOT yapısıyla otomatik olarak kapatmayı başardık. Sonuç olarak yasal uyum fazı dediğimiz E-Fatura Faz-1 sürecini tamamladık ve “konfor” süreci değimiz E-Fatura Faz-2 dönemine geçtik ve müşterilerimizi birer birer robotumuzla tanıştırarak, konfor dönemine almaya başladık ki şu an ki kurgumuzla robotla fatura kabul ederken, fiyat farklarının bile robot gözetiminde otomatik olarak çıkmasını sağlıyoruz.

Şirketlerin hem bu dönüşüme ayak uydurmaya çalıştığını hem de bu dönüşümleri hayata geçirirken mevcut operasyonu etkilemeyecek bir senaryo kurgulamaya çalıştıklarını düşünürsek, ideal bir çözüm yakaladığımızı söyleyebilirim. Perakende sektörünün evrak-yoğun yapısı düşünüldüğünde yerine göre 12 ay yerine göre 24 ay içinde yapılan yatırımın geri dönüyor olması da kurumların kalıcı değer yaratması açısından önemli.

Grup Gökkuşağı Marketler Zinciri de hali hazırda ERP çözümlerimizle çok yakın çalıştığımız müşterilerimizden biri. Robot projemiz Grup Gökkuşağı’nın öncü yaklaşımlarıyla ilk hayata geçirdiğimiz kurumlardan biri oldu. Hem kurumun vizyonu hem de Sedat beyin pozitif yaklaşımlarıyla tam bir başarı hikayesi yakaladık”.

E-Fatura Robot çözümünü kullanan kurumlardan biri olan ve 27 şubesiyle İstanbul’da faaliyet gösteren Grup Gökkuşağı market zinciri. Konuyla ilgili IT Müdürü Sedat Günceoğlu’nun görüşlerini aldık:

“2014 yılında E-Fatura uygulaması başladığında çeşitli kriterlere göre E-fatura kullanımı zorunluluğu kapsamına giren firmalar arasında yer aldık. 2012 yılında ise henüz E-fatura uygulaması geleceğinden habersiz iken şirketimizin hali hazırda kullandığı ERP programının ilerleyen dönemlerde yetersiz geleceğini düşünerek programımızı değiştirmeye karar verdik ve piyasadaki ERP programlarını inceleme ve araştırmalarımızın sonucunda, sektörümüze yatkınlığıyla Derin Bilgi Yazılım ile çalışmaya karar verdik.

2012 yılında 17 şubemiz bulunuyor iken DerinSis programına geçiş yaptık, DerinSis ile birlikte 10 mağaza açtık ve şuanda 27 mağazamız bulunuyor. Geçiş öncesi hazırlık, projelendirme, geçiş aşamasındaki ekip çalışması, sorunsuz bir geçiş ve geçiş sonrası desteklerinden dolayı çok doğru bir tercih yaptığımızı anladık.

DerinSis; ihtiyaç duyulan tüm modülleri kendi bünyesinde bulundurması en büyük avantajlarından biri. İnsan kaynakları modülü ayrı firmadan, otomatik sipariş ayrı firmadan, el terminali ayrı firmadan, B2B ayrı firmadan, E-Fatura ayrı firmadan vb. farklı firmalardan hizmet alımlarında bunun yanında birde irili ufaklı uygulamalar dahil edilince yamalı bir ERP sistemi ortaya çıkıyor.

2013 yılına geldiğimizde DerinSis programının tüm geçişleri yapılmış olup, sağlıklı bir sistem alt yapısı oluşmasını sağladık. Otomatik sipariş, otomatik istek, siparişlerin firmalara otomatik gönderimi, otomatik iade vb. birçok otomatik işlemler bizlere çok büyük kolaylıklar sağladı.

E-Fatura tebliği yapıldıktan sonra DerinSİS’in çözümü hazır olduğu için ‘Doğrudan Entegrasyon’ yöntemini tercih ettik. E-Fatura ile ilgili gerekli başvurular, sistem kurulumu ve yapılandırılması, geçiş sonrası gerekli destek ve E-Fatura konusundaki sağlanan kolaylıklardan ve süreç içindeki teknik danışmanlıktan sonra, DerinSis konusunda çok doğru bir tercih yaptığımızı anladık.

E-Fatura; kağıt tasarrufu, arşivleme, yazdırma iş yükü vb. konularda büyük kolaylıklar sağladı fakat fatura işleme iş yükünü ortadan kaldırmadı. Kağıt faturada fatura işleme nasılsa E-Faturada da fatura işleme aynı iş yükü gerektiriyordu. Aradaki tek fark biri kağıt üzerinde görüntüleniyordu diğeri bilgisayar ekranında görüntüleniyor.

E-Fatura sistemi oturduktan sonra DerinSis bizi otomatik fatura işlenebileceği fakat kendilerine ve bize büyük bir iş düştüğü konusunda bilgilendirdiler. Otomatik fatura işleme hayalimizde dahi olmayan bir proje iken bu bilgilendirmeden sonra her ne pahasına olursa olsun ortaya çıkaracağı iş kolaylığından dolayı bu çalışmaya değeceğini ve bizim üzerimize düşen ne ise yapacağımıza karar verdik. Aylık ortalama 12-13 bin fatura alıyoruz ve 4 personel fatura işliyor. Piyasada böyle bir uygulama yok diye biliyorum, ilk başlarda E-Fatura sistemine geçilmesinin üzerinden yıllar geçmesine rağmen nasıl böyle bir uygulama yapılmadığını garipsemiş olsam da yazılım tarafının bu projede karşılaştığı zorluklar, her firmanın tanımladığı bilgi alanlarının farklılıkları, bilgi eksiklikleri, bilgi yanlışlıklarını gördükten sonra nedenini çok iyi anladım.

Bu projede bizim üzerimize düşen görev; ilgili alanları tanımlamak, eşleşme kontrolleri, eksik ve yanlış alanlar ile ilgili firmalar ile diyaloga geçmek olacaktı. Hazırlıklarımızı tamamlayarak, firma firma tanımlamalara ve otomatik fatura işlemeye başladık. İlk ay işlenen faturaları tek tek kontrol ettiğimiz için GG Robot kullanıcımız diğer fatura işleyen kullanıcılarımızın gerisinde kaldı. İkinci ay ise GG Robot kullanıcımız en çok fatura işleyen olarak birinci sırada yer aldı. Şu an E-faturaların yüzde 50’sini GG Robot kullanıcımızın işleyecek görünüyor, amacımız ilerleyen dönemde bu oranı % 80’e çıkararak başarı hikayemizi sürdürmek ve verimlilikte en üst seviyeyi yakalamak. Hem süreç içindeki teknik danışmanlık hem de yapılan geliştirmelerle hayatımızı kolaylaştrıdığı için DerinSİS’e teşekkür ediyoruz.”

Otomatik E-Fatura için 7 kritik adım

1-Firma VN eşleşmesi (boşluklar, GİB etiket değişimleri vb.)

2-İrsaliye numarasının E-Fatura verilerinde doğru yerde bulunması (notlarda değil, gerçek irsaliye no alanında)

3-E-Fatura’daki irsaliye numarasının, el terminalindeki mal kabul adımındaki girişle eşleşmesi (seri, boşluk, tire, baştaki sıfırları vb.)

4-E-Fatura’da hangi alanda hangi ürün kodunun (barkod, dağıtıcı kodu, stokkod vb.) bulunduğunu firma bazlı olarak atayabilmek

5-İskonto hesaplarındaki tutarsızlıkların giderilmesi

6-KDV hesaplarındaki tutarsızlıkların giderilmesi

7-Fatura adedinin eksik ve fazla olma durumları